電話対応は会社の印象を決める重要なもの
電話対応というのは新人社員が任される業務の一つです。
しかし、相手の顔が見えないからこそ慎重に行わなければ相手に悪印象を植え付けかねないものでもあります。
そして、きちんと身につけているようで意外と電話のマナーというのは身についていないことも多いです。
電話対応は会社のイメージを決めるものであり、上司からの評価を決める有用な要素でもあります。
そこで、自分自身のためそして会社のためにも正しい電話のマナーや印象良く思ってもらえる話し方を身につけましょう。
基本の電話対応
電話をかける時、そして受けるときには必ず手元にメモを用意します。
電話をかける際にはメモに伝えるべきことをまとめておくことで、安心して電話ができますし伝達し忘れを防ぐことができます。
また、電話を受けたときには相手の名前や要件、伝言内容というのをきちんとメモすることで忘れることを防ぎます。
ちょっとの通話であれば大丈夫と思いがちですが、最初の頃は緊張していることも多く電話が終わるとその内容が抜けてしまうということも少なくありません。
メモを取りながら話すことでミスが防げたり落ち着いて通話ができたりという効果もありますから、必ずメモを取る習慣をつけておきましょう。
電話に出るときには２コール以内に出るのが基本です。
それ以上待たせてしまった場合には必ずお待たせいたしました、と言ったお詫びの言葉を伝えるようにしましょう。
電話をかける際の注意点
相手に電話をかける際には、相手の状況を思いやることが重要です。
電話が繋がったからと言って電話ができる状態ではないこともありますから、今電話が可能であるかどうか、難しい場合にはかけ直すので都合が良い時間を教えて欲しいという旨を伝えるようにします。
電話では用件を簡潔に伝えて、最後にもう一度要件の確認と不明点があった時の問い合わせ先を伝えると丁寧です。
最後にはきちんと自分との通話に時間を作ってくれたことへのお礼を伝え、相手が電話を切ってから受話器を降ろすようにします。
もしも相手が不在だった場合には用件によって改めて電話をするのか伝言を残すのか決めます。
改める場合には、相手のスケジュールを確認して都合の良さそうな時間を伝えその時間にかけ直すようにしましょう。
電話の受け方
電話を受けるときにはまずはハキハキと聞き取りやすい声で話すことを徹底します。
たとえ新人社員で電話が苦手でも、きちんと挨拶することや聞き取りやすい声で話すことはできることです。
相手にとって電話で不快な思いをさせないためにもしっかりとここは徹底しましょう。
通話の相手や連絡先、用件といったものは基本的に復唱します。
きちんと聞き取れているつもりでもミスがあることはありますから、復唱することでミスを防ぐのです。
はじめのうちは相手から質問されて答えられないようなこともありますし、うまく話せないこともあるものです。
そのようなときには無理に返答しようとせず、素直にわからないことを伝えてわかる人に取り次いだり、電話の最後に失礼いたしましたと伝えたりということをするだけでも印象を変えることができます。