会議の生産性を高めるコツとは

「定例の会議に時間を割かれ過ぎる」、「会議がおこなわれても結局何も決まらない」、「自分が参加することに意味があるのか」など、会議について無駄で意味がないものと感じている方は少なくありません。
それでは、中身のある会議にするためにはどうしたらよいでしょうか。必要なコツをお伝えします。

1.資料は事前に配布しておくこと

多くの企業では定例会議というと、情報共有の場であることが多いです。
実際にその場で何かが議論され決定されるということは、ほとんどないかもしれません。
しかし、こういった会議の場合であれば、わざわざ人を集めておこなうのは時間の無駄であり、資料やデータを対象者に社内フォルダなどで共有すれば済むことでしょう。仮に議論や決定をするといっても、会議当日に資料を渡されたのでは考えをまとめる時間はありません。
本当に建設的な議論をしたいのであれば、事前に必要な資料を参加者の目に通させて、様々な意見が出るようにしておかなければなりません。

2.時間は15分を区切りにしてコンパクトなテーマを用意すること

会議では1時間程度の時間を割くケースも少なくないでしょう。短い場合でも30分は時間を割かなければならないケースが多いはずです
。しかし、会議の時間設定が長ければ長くなるほど、無駄な話が増えて集中力も下がるため、議論の精度自体が低くなります。
1つのテーマについての会議は15分程度を目安にし、そのテーマに関して集中して議論するようにしましょう。
事前にデータや肝となる問題点など共有しておけば、会議冒頭から議論が活発におこなわれるはずです。

3.進行役を用意してスムーズに進めること

多くの会議ではその場にいる役職者などがイニアチシブをとって進行していくという光景が見られます。
しかし、この場合だと建設的な会議になたない可能性があります。その場を上長の圧が支配してしまい、結果その人の言うことに従うような雰囲気になるからです。
そこで、会議の進行は別の中立的な立場の人間がおこない、様々な意見が出やすい雰囲気づくりをするべきです。
その際に本質と関係ない発言や、重要度の低いポイントでの議論を回避する必要があります。会議の目的を達成するような舵取りをするのが、進行役の役割です。

4.資料はシンプルに、ビジュアルは地味に

会議というと、「自分の考えや提案力を上司にアピールする場」と捉える人も多いはずです。
そのためパワーポイントなどで綺麗なビジュアルや説得力のある構成の資料を作ることに心血を注ぐ人もいるでしょう。
確かに「伝わる資料作り」という意味では大事なことです。
しかし、社内会議の本来の目的からすると労働力の無駄遣いになりかねません。テキストメモやシンプルなドキュメントに、議題や問題点などを箇条書きにする程度で本来はよいはずなのです。問題は、本質的な問題が参加者に伝わるような簡潔で明確な資料になるからです。

いかがでしたでしょうか。ここまで、会議の生産性を高めるための方法を紹介してきました。「事前の情報共有」、「コンパクトなテーマ設定」、「スムーズな進行」、「シンプルな資料」が鍵になります。無駄を省いて本質に切り込んだ会議を実現しましょう。